Hvordan undertegne en leiekontrakt eksternt

Å signere en leieavtale eksternt blir stadig mer vanlig. Denne fremgangsmåten sparer tid og unngår behovet for at begge parter må være fysisk til stede. La oss se på hovedtrinnene og viktige punkter som må vurderes for å trygt og lovlig fullføre en leiekontrakt på avstand.

Hva er en fjernleieavtale?

En fjernleieavtale er en overenskomst mellom leietaker og utleier, inngått uten fysisk møte. Dette alternativet passer både for store selskaper som formaliserer avtaler gjennom nettbaserte plattformer, og for enkeltpersoner som leier eiendom.

Ekstern utførelse av en kontrakt lar deg:

• Spare tid på å sende dokumenter.
• Benytte elektroniske kommunikasjonsmidler (e-post, spesielle plattformer).
• Bruke en elektronisk signatur for å bekrefte et dokument.

Kjernen i denne prosessen er signering av kontrakten av begge parter. Denne handlingen gir dokumentet juridisk bindende kraft, så det er viktig å følge alle trinnene nøye.

Motta og enes om kontraktsteksten

Det første steget er å be om et utkast til kontrakt via e-post. Dette muliggjør en grundig gjennomgang av innholdet, diskusjon av vilkårene og eventuelle endringer før signering.

Slik beskytter du data ved sending:

• Bruk sikre kommunikasjonskanaler som VPN (Virtual Private Network). Dette reduserer risikoen for datalekkasje eller avlytting fra uvedkommende.
• Eventuelle dokumenter kan sendes via sertifisert e-post (PEC – Posta Elettronica Certificata).

Kontroll av partenes dokumenter

Før du signerer en avtale, er det viktig å be om legitimasjonsdokumenter fra den andre parten (pass, opplysninger om en juridisk enhet, osv.). Dette vil bidra til å bekrefte identiteten og autorisasjonen til partene.

For å bekrefte juridiske enheter kan du be om en utskrift fra handelsregisteret (visura camerole), som bekrefter representantens myndighet.

Signering av en papirutgave av avtalen

Etter å ha blitt enige om kontraktsteksten og gjort endringer, må du:

1. Skrive den ut.
2. Signere på hver side. Dette bekrefter samsvar med innholdet i dokumentet som helhet.
3. Vær spesielt oppmerksom på klausuler som begrenser partenes rettigheter. I henhold til art. 1341 i den italienske sivilloven krever slike klausuler en separat signatur (for eksempel betingelser for tidlig oppsigelse, ansvarsbegrensninger).

Send et signert dokument

En signert kopi av avtalen bør sendes per post med kvittering eller via budtjeneste. Dette sikrer dokumentets sikkerhet og bekreftelse på mottak.

Anbefalt:

• Legg ved et følgebrev som beskriver innholdet i forsendelsen.
• Ta vare på kvitteringen for levering.

Elektronisk signatur

For å fremskynde prosessen kan du benytte en elektronisk signatur. Det finnes tre hovedtyper:

1. Enkel elektronisk signatur (FES): Den mest grunnleggende, men mindre sikre.
2. Avansert elektronisk signatur (FEA): Gir et høyere sikkerhetsnivå ved bruk av sertifiserte enheter.
3. Kvalifisert elektronisk signatur (FEQ): Tilsvarende en håndskrevet signatur, og har maksimal juridisk gyldighet.

Funksjoner ved en kvalifisert signatur:

• Utstedt av akkrediterte sertifiseringssentre.
• Bruker enheter (smartkort, USB-tokens) som garanterer pålitelig identifisering av underskriveren.
• Tillater signering av dokumenter i PDF (PAdES), XML (XAdES) eller andre filformater (CAdES).

Når anses en fjernsignert kontrakt som gyldig?

For at kontrakten skal være juridisk gyldig, må det sikres at:

• Begge parter har rettslig handleevne.
• Samtykke er uttrykt bevisst og frivillig.
• Kravene til kontraktens form og innhold er oppfylt.

Anbefaling:
Benytt en kvalifisert eller avansert elektronisk signatur. Enkel signatur gir ikke alltid tilstrekkelig beskyttelsesnivå ved tvister.

Verdien av ekstern signatur i tvister

Ved uenighet vil det signerte dokumentet være bevis på transaksjonen hvis:

• Pålitelige signaturmetoder (kvalifisert signatur) er brukt.
• Dokumentet er riktig bevart.

Det anbefales å unngå bruk av skannet signatur, da den ikke har juridisk gyldighet og kan føre til kansellering av kontrakten.

Resultat:
Fjernsignering av en leiekontrakt er praktisk og moderne, men krever nøyaktig overholdelse av reglene. Benytt sikre kanaler, pålitelige signaturmetoder og les kontraktvilkårene grundig.